Một buổi hội nghị, lễ kỷ niệm thành lập hay lễ trao giải chỉ diễn ra đúng một lần. Khoảnh khắc lãnh đạo cắt băng, đại biểu bắt tay, nhân viên được vinh danh trên sân khấu – nếu máy quay đặt sai chỗ hoặc thợ ảnh đang ở đầu kia hội trường thì không thể quay lại làm lại. Vì vậy, quay phim chụp ảnh sự kiện không chỉ là “có người cầm máy”, mà là một ekip có phân công, có kịch bản hình và có thiết bị dự phòng.
Bài viết này chia sẻ cách Eye Media tổ chức ekip ghi hình sự kiện tại Quảng Bình và Quảng Trị: cần bao nhiêu máy, phải ghi được những gì, bàn giao ra sao và khách hàng cần chuẩn bị gì để buổi ghi hình suôn sẻ.
Vì sao sự kiện cần ekip ghi hình riêng, không chỉ một người cầm máy?
Trong một sự kiện, nhiều việc quan trọng diễn ra cùng lúc: trên sân khấu là bài phát biểu, dưới hàng ghế là phản ứng của khách mời, ngoài sảnh là khu check-in và tiệc trà. Một người không thể vừa quay toàn cảnh, vừa bắt cận cảnh, vừa chụp ảnh lưu niệm cho khách. Ekip có phân công rõ vị trí sẽ bảo đảm ba lớp hình: toàn cảnh (bối cảnh, quy mô), trung cảnh (diễn biến chính) và cận cảnh (cảm xúc, chi tiết thương hiệu).
Ngoài ra, hình ảnh sự kiện thường được dùng ngay: đăng fanpage trong ngày, gửi báo chí, làm báo cáo cho ban lãnh đạo hoặc dựng clip recap chiếu ở cuối chương trình. Ekip chuyên nghiệp có quy trình sao lưu và chọn ảnh nhanh để đáp ứng những nhu cầu này.
Ekip chuẩn gồm những gì? Tính theo quy mô sự kiện
Sự kiện dưới 100 khách (họp mặt, hội thảo nội bộ, khai trương cửa hàng)
- 1 máy quay chính đặt tripod hướng sân khấu, lấy tiếng trực tiếp từ bàn mixer để giọng nói rõ, không bị vang.
- 1 thợ ảnh di chuyển, chụp khách mời, không khí và các khoảnh khắc chính.
- Tuỳ chọn: flycam để lấy toàn cảnh mặt tiền, đoàn xe hoặc đội hình khi khai trương.
Sự kiện 100–500 khách (hội nghị, lễ kỷ niệm, trao giải)
- 2–3 máy quay: một máy toàn cảnh cố định, một máy cận cảnh trên sân khấu, một máy di động (gimbal) bắt khán giả và hậu trường.
- 2 thợ ảnh: một người bám sân khấu, một người phụ trách khách mời, khu check-in và photobooth.
- Kỹ thuật âm thanh nhận tín hiệu từ mixer về máy quay; đèn bổ trợ nếu hội trường tối.
- Flycam cho ngoại cảnh, đặc biệt với lễ hội, giải chạy, giải golf ngoài trời.
Sự kiện lớn, có truyền hình trực tiếp
Với các chương trình cần livestream sự kiện hoặc chiếu lên màn hình LED, ekip bổ sung bàn switcher điều khiển nhiều camera, đường truyền dự phòng và người chèn banner, tên đại biểu trực tiếp. Eye Media đã vận hành mô hình này tại các chương trình như Countdown Đồng Hới 2026 và teambuilding BIDV 2024.
Những khoảnh khắc bắt buộc phải có
Trước mỗi sự kiện, ekip Eye Media đối chiếu kịch bản chương trình với một “danh sách hình bắt buộc”. Thiếu bất kỳ mục nào là coi như chưa hoàn thành:
- Trước giờ G: sân khấu trống, backdrop, bàn lễ tân, quà tặng, không gian đã set-up xong – dùng cho hồ sơ năng lực và báo cáo nhà tài trợ.
- Đón khách: lãnh đạo đón đại biểu, khách ký tên, chụp ảnh check-in.
- Nghi thức chính: cắt băng, bấm nút khai trương, ký kết, trao giải – ghi cả toàn cảnh lẫn cận cảnh, chụp liên tiếp để chọn được khung hình mắt mở, tay bắt đúng lúc.
- Phát biểu: diễn giả trên bục kèm phản ứng khán giả vỗ tay.
- Ảnh tập thể: sắp xếp theo thứ tự lãnh đạo, có bậc kê nếu đông; chụp ít nhất ba kiểu để không ai nhắm mắt.
- Tiết mục, tiệc và hậu trường: văn nghệ, khách trò chuyện, đội ngũ tổ chức làm việc.
Bàn giao gì sau sự kiện?
- Bộ ảnh nhanh: 20–30 ảnh chọn lọc, đã chỉnh sáng và màu cơ bản, gửi ngay trong ngày để đăng fanpage hoặc gửi báo chí.
- Bộ ảnh đầy đủ: toàn bộ ảnh đạt tiêu chuẩn, đã hậu kỳ, sắp xếp theo mốc chương trình.
- Video highlight 1–3 phút dựng theo nhạc, chèn logo và tên chương trình – phù hợp để chia sẻ mạng xã hội.
- Video full toàn bộ chương trình (nếu yêu cầu) dùng để lưu trữ hoặc phát lại nội bộ.
- Bản gốc được sao lưu hai nơi ngay khi kết thúc sự kiện, tránh rủi ro mất dữ liệu.
Khách hàng cần chuẩn bị gì để buổi ghi hình suôn sẻ?
- Gửi kịch bản chương trình (timeline) và danh sách đại biểu quan trọng trước ít nhất 2 ngày.
- Cho ekip khảo sát hoặc xem ảnh hội trường để chọn vị trí đặt máy, tính toán ánh sáng.
- Chốt đầu mối liên hệ tại sự kiện để ekip biết ai là người quyết định khi phát sinh.
- Cho biết mục đích sử dụng hình ảnh (đăng mạng xã hội, báo cáo, quảng cáo) để ekip ưu tiên góc máy phù hợp.
Eye Media quay phim, chụp ảnh sự kiện ở đâu?
Ekip Eye Media đặt tại Đồng Hới và nhận ghi hình sự kiện trên toàn địa bàn Quảng Bình – Quảng Trị: Đồng Hới, Ba Đồn, Phong Nha, Đông Hà, Cửa Việt, Lao Bảo… Với khách hàng ở xa, chúng tôi khảo sát bằng ảnh, video và có mặt trước giờ diễn ít nhất 1–2 tiếng để set-up.
Liên hệ
Eye Media nhận quay phim, chụp ảnh và livestream sự kiện trọn gói tại Quảng Bình và Quảng Trị, có sẵn photobooth và booth 360 cho khu check-in. Xem trang Tổ chức sự kiện, gọi 0915 369 977, email eyemediaqb@gmail.com hoặc nhắn qua fanpage Eye Media.
